De invloed van overgangsvergaderingen: iedere leerling op de juiste plek?

Een heel herkenbaar beeld voor veel docenten is waarschijnlijk de overgangsvergadering aan het einde van het jaar, waarbij docenten samen bespreken welke leerling over mag en welke niet. Voor veel docenten is dit niet per se een moment waar zij naar uitkijken, integendeel, maar het is wel een moment waarop belangrijke beslissingen worden genomen over leerlingen. Docenten gebruiken hierbij heel uiteenlopende argumenten ‘Met deze houding redt hij het nooit!’, of: ‘Ze doet altijd zo haar best, ik gun het haar wel’, of: ‘Nee, dit is echt een vwo-leerling…’.

Een paar jaar geleden kwam ik voor de zoveelste keer uit een dergelijke vergadering met een onbevredigd gevoel en twijfels over de genomen beslissingen. Als docent bleven sommige vragen mij bezig houden: Waarop baseren wij het beeld dat we van leerlingen hebben? Hoe komen we gezamenlijk tot een besluit? Nemen we wel de juiste beslissing? En vooral: moet dit niet beter kunnen? We willen natuurlijk dat iedere leerling op de juiste plek (juiste leerjaar, niveau) terecht komt. Na wat rondvragen kwam ik er al snel achter dat deze vragen spelen bij veel meer docenten en op veel meer scholen. Er blijkt behoefte aan inzicht in dit besluitvormingsproces en veel scholen worstelen met de vraag hoe ze deze besprekingen het beste vorm kunnen geven. Genoeg aanleiding voor een promotieonderzoek naar het huidige en gewenste besluitvormingsproces in rapportvergaderingen.

Wat wel helder is, is dat docenten hun verwachtingen en beeld van leerlingen en hun capaciteiten op heel uiteenlopende zaken baseren.

Wat weten we al?

Voor mijn onderzoek kijk ik naar twee invalshoeken: aan de ene kant de individuele docent met eigen ideeën en argumenten over leerlingen. En aan de andere kant het groepsproces: dus hoe nemen docenten samen een besluit? Hoewel dit een relevant en terugkerend onderwerp is op scholen, is er in de literatuur weinig bekend over hoe de overgangsvergaderingen het beste vormgegeven kunnen worden. Wat wel helder is, is dat docenten hun verwachtingen en beeld van leerlingen en hun capaciteiten op heel uiteenlopende zaken baseren. Vaak is een eerste indruk van een leerling ook al snel gevormd en baseren docenten het beeld dat zij van een leerling hebben vaker op ervaring en intuïtie dan op harde data en cijfers.

Wat betreft groepsprocessen, blijkt uit literatuur dat veel zaken de besluitvorming in een vergadering kunnen beïnvloeden: interactie tussen discussieleden bijvoorbeeld: dus hoe mensen impliciet en expliciet op elkaar reageren. Zijn dit bijvoorbeeld positieve of negatieve opmerkingen en wie is er aan het woord? Verder blijkt dat docenten in een overlegsituatie vaak vooral op zoek zijn naar een bevestiging van hun eigen overtuigingen. Dus ze zoeken vooral naar medestanders in een discussie en willen hun eigen ideeën graag bevestigd zien: ‘Zie je wel, ik zei toch dat..’ En hoe neem je nu als groep een beslissing? Een collectief besluit zou volgens de literatuur genomen worden volgens twee fases: eerst bespreekt een groep verschillende alternatieven, waarna het optimale besluit wordt gekozen. Helaas blijkt dit in de praktijk vaak niet zo eenduidig en rechtlijnig te gaan.

Dit alles blijkt uit bestaande literatuur, maar onduidelijk was nog of dit ook van toepassing is op overgangsvergaderingen. Om meer inzicht te krijgen in hoe beslissingen over de overgang worden genomen, heb ik 22 docenten en mentoren van vier verschillende scholen binnen OMO geïnterviewd. Bovendien heb ik heel veel vergaderingen van 3^e en 4^e  klassen bijgewoond en opgenomen. Mijn onderzoek is namelijk gericht op de overgang van de onderbouw naar de bovenbouw havo en vwo, waarbij leerlingen een specifiek profiel kiezen: dit is natuurlijk een extra belangrijke beslissing voor hun verdere schoolcarrière.

Leerlingbeeld

Uit mijn onderzoek blijkt dat docenten hun mening over en verwachtingen van leerlingen inderdaad op heel uiteenlopende argumenten baseren. Sommigen kijken vooral naar toetsresultaten en cijfers om een beeld te vormen. Anderen kijken juist naar het welzijn van de leerling, naar sociale aspecten: waar voelt de leerling zich het meest op zijn plek? In één interview werd bijvoorbeeld gezegd: ‘Cijfers vind ik minder belangrijk, het gaat er voor mij om: waar voelt de leerling zich prettig en veilig?’

Veel docenten vertrouwen op intuïtie of hun gevoel over een leerling, dit baseren zij vooral op ervaring. Zoals één docent al zei: ‘Intuïtie? Altijd! Het begint met een gevoel: denk ik dat ‘ie kan halen?’. Een andere docent, van dezelfde school zei juist: ‘ik kijk altijd naar de norm: haalt een leerling de norm. Zo niet, dan kan ie niet over’. Dus niet alleen tussen scholen maar ook binnen teams wordt er heel verschillend naar leerlingen gekeken. Het is natuurlijk niet per se negatief dat iedereen andere argumenten meeneemt, maar docenten lijken zich hier niet van bewust. Verder is het goed om te beseffen dat argumenten voor een groot deel subjectief zijn, wat de uiteindelijke beslissing ook veranderlijk maakt. De ene docent ziet dan bijvoorbeeld een ongeïnteresseerde leerling, terwijl de ander een onderpresteerder ziet.

Verschillen in argumentatie kunnen veroorzaakt zijn door de visie van de school (bepaalde scholen kijken nu eenmaal meer naar vaardigheden dan naar cijfers), of door persoonlijke visie op onderwijs, maar ook door aantal jaren ervaring. Docenten met meer ervaring, hechten vaak minder belang aan cijfers.

Wat verder opviel, is dat de voorbereiding vooraf aan een vergadering erg verschilt. De ene mentor gaat heel open de vergadering in, zonder concreet voorstel, de ander heeft een uitgebreid pleidooi voorbereid en allerlei informatie verzameld over de leerling. Zoals een docent zei: Sommige leerlingen hebben het geluk een heel toegewijde mentor te hebben die goed voorbereid is en een overtuigend en gepassioneerd verhaal vertelt. Dat is dus niet altijd het geval.

Opvallend vond ik ook dat docenten heel verschillende antwoorden geven op de vraag: wat is het doel van de vergadering? Zo zei een docent toen ik hiernaar vroeg: ‘Goh, een doel… daar hebben we volgens mij nooit over nagedacht. Misschien is dat wel het probleem!’. Verder zag de ene mentor als doel vooral al zijn leerlingen over krijgen, want dan was hij een goede mentor en de ander was meer terughoudend en wilde juist horen van collega’s hoe zij de slagingskansen van een bepaalde leerling zagen. Ook meningen over zittenblijven blijken erg te verschillen: Sommigen zien blijven zitten ook meer als een straf, terwijl andere docenten dit zien als een recht of een mogelijkheid om nog een jaar te groeien.

Dus zowel binnen als tussen scholen werd er door docenten heel verschillend aangekeken tegen de argumenten, inhoud en doel van de overgangsvergaderingen.

Veel docenten vertrouwen op intuïtie of hun gevoel over een leerling, dit baseren zij vooral op ervaring.

Groepsprocessen

Ook de groepsprocessen zijn van belang in een vergadering, omdat docenten natuurlijk samen tot een besluit moeten komen. Docenten geven aan samenwerking grote invloed kan hebben op het uiteindelijke besluit van de vergadering. De interactie, hoe docenten samenwerken, op elkaar reageren, onderlinge verhoudingen, en de groepssamenstelling in een vergadering kan bepalend zijn voor de uitkomst. Beslissingen kunnen hierdoor willekeurig lijken, omdat er iedere vergadering andere docenten aanwezig zijn. Dit viel me op toen ik verschillende vergaderingen bijwoonde: is de eerste docent die reageert toevallig positief, dan gaan veel mensen daarin mee, is dit juist niet het geval, ook dan is de toon vaak gezet. Zoals één docent aangaf: ‘Groepsdynamica kan het lot van één leerling bepalen, heel akelig’.

Docenten benadrukken verder dat het verloop van de discussie erg kan verschillen tussen vergaderingen, door de inbreng van verschillende docenten. Bepaalde docenten kunnen heel bepalend zijn voor een discussie en vaak wordt vooral geluisterd naar degenen die het hardste roepen. ‘Het is echt een kwestie van survival of the fittest’, zei één docent zelfs. Ik zag bij vergaderingen weleens een dominante docent die de rol van de mentor overnam en de vergadering helemaal in zijn richting stuurde. Met als gevolg: veel leerlingen bleven zitten. Ook zag ik docenten die met een hand in de lucht genegeerd worden en uiteindelijk niks kunnen inbrengen.

Verder blijkt dat er grote verschillen bestaan in de structuur van de vergadering, door hoe deze geleid wordt: waar de ene teamleider strikt en zakelijk is, biedt de ander meer ruimte voor inbreng en persoonlijke ideeën of anekdotes. Volgens de docenten in mijn onderzoek is de manier waarop een vergadering geleid wordt en wie deze leidt, heel bepalend voor het verloop en voor de besluitvorming.

Nu hopen we dat we in gedachten hebben wat het beste is voor de leerlingen bij de beslissing over wel of niet blijven zitten. Maar ook andere zaken spelen een rol. Bij één school vielen bijvoorbeeld slagingspercentages van dat jaar tegen: er werd aan het begin van de vergadering gezegd dat er strenger geselecteerd moest worden bij de overgang naar de bovenbouw. Conclusie: alle leerlingen in bespreking bleven zitten.

Er zijn nog heel veel voorbeelden zoals deze te noemen, en natuurlijk bestaan er legio voorbeelden van juist heel goede vergaderingen, die goed zijn voorbereid en inhoudelijk sterk onderbouwd zijn. Maar feit blijft: al deze factoren samen maken het nemen van een besluit over de overgang ontzettend complex en veranderlijk. Het is zeker niet een eenvoudige beslissing, die zomaar even genomen wordt. Er wordt benadrukt door de docenten dat al deze factoren van invloed kunnen zijn op het uiteindelijke besluit dat wordt genomen, waardoor dit willekeurig en zelf oneerlijk kan lijken. Dit leidt tot frustratie. De meerderheid van de docenten geeft dan ook aan zelden tevreden uit de overgangsvergadering te komen. Ze vinden het van belang een goed onderbouwde beslissing te nemen maar vragen zich af of dat altijd gebeurt.

Hoe nu verder?

Verbetering is dus gewenst, en daar ga ik in mijn onderzoek nu mee aan de slag. Mijn volgende stap is het formuleren van succescriteria op het gebied van interactie en samenwerking. Deze punten worden gebundeld in een training voor de deelnemende scholen en eventueel andere geïnteresseerde scholen. Hopelijk biedt dit docenten en schoolleiders handvatten om de besluitvorming rond bevordering van leerlingen aan te pakken.

Een van de belangrijkste adviezen die ik nu kan geven is: ga met elkaar in gesprek. Creëer meer bewustwording over hoe we beslissingen nemen, en zorg voor afstemming binnen en tussen teams. Ik zie nu dat dit lang niet overal gebeurt, vaak doet men maar iets. Met de beste intenties weliswaar, en vaak omdat ze het nou eenmaal al jaren zo doen, maar het lijkt me goed om de huidige werkwijzen eens tegen het licht te houden. En ten tweede: bereid voor. Dit lijkt heel logisch, maar gebeurt lang niet altijd. Laat docenten gezamenlijk, met de mentoren en teamleider de vergadering gestructureerd voorbereiden. Tot slot: heb je leerlingen in beeld. Zorg voor goede documentatie, houd afspraken bij, en zorg voor een volledig beeld, dat vooraf aan de vergadering bij iedereen bekend is.

Hopelijk leidt dit alles tot verbetering van de besluitvorming in rapportvergaderingen, zodat de uiteindelijke beslissing meer gestructureerd en onderbouwd genomen kan worden. En zodat iedere leerling hopelijk op de juiste plek terecht komt.